* Khi nhận được hợp đồng xây lắp:

- Dựa vào Dự toán phần “Bảng Tổng Hợp Vật Tư, Vật Liệu Của Hạng Mục Công Trình, Công Trình” đối chiếu với Bảng Nhập Xuất Tồn Kho xem còn thiếu vật tư, vật liệu nào => In ra trình Lãnh đạo, Chủ nhiệm công trình, cán bộ quản lý theo dõi công trình hoặc Kế toán sẽ theo dõi, liên hệ đi lấy hóa đơn vật tư, vật liệu đầu vào cho đủ như theo Bảng kê.

- Hóa đơn chứng từ phải lấy về phải trước ngày Nghiệm Thu Hạng Mục Công Trình, Công Trình. Giá mua vào của vật tư, vật liệu Thấp hơn hoặc bằng Giá trên dự toán của Bảng Tổng Hợp Vật tư.

* Xây dựng hệ thống mã cho mỗi công trình,  hạng mục công trình:

+ Công trình: CT001; CT002

+ Hạng mục công trình: CT001.01, CT001.02,...; CT002.01, CT002.02,..

để theo dõi giá thành riêng của mỗi công trình, hạng mục công trình.

A. Vật tư, Vật liệu

I. Qua kho:

1. Nguyên vật liệu mua vào: Xi măng, cát, đá, sỏi, sắt thép,…

Chứng từ gồm: Phiếu nhập kho + Hóa đơn + Phiếu giao hàng hoặc Xuất kho Bên bán +Hợp đồng và thanh lý hợp đồng bản phô tô (Nếu có) + Phiếu thanh toán + Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác => Đóng lại thành bộ.

Nợ TK 152, 1331

Có TK 111, 112, 331

2. Công trình làm Phiếu xuất kho:

Nợ TK 621/Có TK 152

- Căn cứ vào Bảng Phân Tích Vật Tư, Vật Liệu.

- Căn cứ Phiếu yêu cầu vật tư

=> Xuất vật tư cho hạng mục công trình, công trình thi công.

3. Kết chuyển 154

            Nợ Tk 154/Có Tk621 (Chi tiết theo hạng mục công trình)

II. Xuất thẳng xuống công trình không qua kho:

1. Nhập – xuất thẳng

Chứng từ gồm: Hóa đơn + Phiếu giao hàng hoặc Xuất kho Bên bán + Hợp đồng và Thanh lý hợp đồng bản phô tô (Nếu có) + Phiếu Thanh toán + Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác => Đóng lại thành bộ.

Nợ TK 621, 1331/Có TK 111, 112, 331

3. Kết chuyển 154

            Nợ Tk 154/Có Tk621 (Chi tiết theo hạng mục công trình)

III. Lưu ý chi phí nguyên vật liệu

Vật tư, vật liệu trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán (Có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt); Vì thực tế không thể khớp 100% với dự toán được mà sẽ có hao hụt trong quá trình thi công =>Không chênh lệch nhiều quá là được; Nếu chênh lệch quá cao thì cơ quan thuế sẽ xuất toán Phần chênh lệch này, kể cả chi phí nhân công (Nếu lớn hơn nhiều đều bị xuất toán).

+ Nếu vật liệu đưa vào thấp hơn => Giảm chi phí đầu vào => Giảm giá thành => Giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế.

+ Nếu xuất vật liệu đầu vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

- Phương án 1: Loại ngay từ đầu; Cuối năm khi Quyết toán Thuế TNDN phải loại trừ phần Chi phí này ra; Trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN => Nằm tại Chỉ tiêu B4 của Tời khai Quyết toán năm Thuế TNDN trên Phần mềm HTKK => Chi phí không được trừ khi tính Thuế TNDN làm tăng Doanh thu tính Thuế x Thuế suất (20 %).

- Phương án 2: Vẫn tập hợp vào TK 154 để theo dõi và khi công trình kết thúc => kết chuyển giá vốn (Vật liệu dự toán + Chênh lệch vượt dự toán). Cuối năm khi Quyết toán Thuế TNDN phải loại trừ phần Chi phí này ra; Trên tờ khai Quyết toán Thuế TNDN nằm tại Chỉ tiêu B4 = TK 632 “Chênh lệch vượt dự toán của Tờ khai quyết toán trên Phần mềm HTKK => Chi phí không được trừ khi tính Thuế TNDN làm tăng Doanh thu tính thuế x Thuế suất (20 %)”.

- Chứng từ, sổ sách:

+ Phiếu nhập.

+ Phiếu xuất, Phiếu yêu cầu đi kèm (Nếu có).

+ Xuất Nhập Tồn tổng hợp.

+ Thẻ Kho chi tiết.

+ Bảng tính Giá thành (Nếu có).

B. Nhân công phục vụ cho hạng mục công trình, công trình

I. Hạch toán

1. Xác định chi phí lương nhân công: Chi tiết cho các hạng mục công trình, công trình

Nợ TK 622, 627/Có TK 334

2. Chi lương nhân công: Chi tiết cho các hạng mục công trình, công trình

Nợ TK 334/Có TK 111, 112

3. Cuối kỳ kết chuyển sang Tài khoản 154: Chi tiết cho các hạng mục công trình, công trình

Nợ TK 154/Có TK 622

II. Lưu ý

1. Để là chi phí hợp lý được trừ và không bị xuất toán khi tính Thuế TNDN

=> Phải có đầy đủ các thủ tục sau:

+ Hợp đồng lao động.

+ Bảng chấm công hàng tháng.

+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng.

+ Tạm ứng, thưởng, tăng ca, thêm giờ (Nếu có),…

+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu Doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi

+ Tất cả có ký tá đầy đủ.

=> Thiếu 1 trong các thủ tục trên thì cơ quan thuế sẽ loại trừ và bị xuất toán khi Quyết toán

Thuế TNDN.

- Chi phí nhân công trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt; Vì thực tế không thể khớp 100% => Không để chênh lệch nhiều quá là được; Nếu chênh lệch quá cao thì cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này.

2. Hồ sơ lao động thời vụ:

- Lao động thời vụ < 1 tháng thì không phải đóng Bảo hiểm cho họ nhưng lại phát sinh Thuế TNCN; Nếu có thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% (Dù có MST hay không) (Thông tư 111/2014/TT-BTC); Trên hợp đồng phải ghi rõ là trong lương đã bao gồm phụ cấp theo lương và BHXH, BHYT, BHTN.

- Để không phải khấu trừ 10% tại nguồn => Phải có bản cam kết Mẫu số 02/CK-TNCN (Làm khi ký hợp đồng lao động, đừng để cuối năm quyết toán mới làm); Cam kết 1 năm không quá 108 triệu đồng = 12 tháng x 9 triệu/tháng khấu trừ bản thân (trước năm 2020),  không quá 132 triệu đồng = 12 tháng x 11 triệu/tháng khấu trừ bản thân (từ năm 2020).

Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết Mẫu số 02/CK-TNCN phải là người có MST

* Cách tính Thuế TNCN đối với lao động thời vụ:

- Các đối tượng này vẫn được khấu trừ gia cảnh bình thường:

            Trước năm 2020:

+ Đối với người phụ thuộc: 3,6 triệu đồng/tháng.

+ Đối với người nộp thuế: 9 triệu đồng/tháng, 108 triệu đồng/năm.

Từ năm 2020:

+ Đối với người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.

+ Đối với người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng, 132 triệu đồng/năm.

- Nhân công thuê ngoài ký HĐLĐ phải dưới 1 tháng thì không phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

- Nhân công thuê ngoài tối đa chỉ được ký HĐLĐ 2 lần/1năm (Mỗi lần ký phải cách quãng về thời gian và dưới 1 tháng).

- Khi ký HĐLĐ trong HĐLĐ phải nêu rõ thu nhập hàng tháng ….. đồng/tháng hoặc ….. đồng/ngày công (Chú ý: Các khoản phụ cấp ..... được trả trực tiếp vào lương ….. BHXH ….. trả trực tiếp vào lương).

- Phải làm Bản cam kết thu nhập (Theo Mẫu số 02/CK-TNCN của Thông tư số 92/2015/TT-BTC).

- Nếu có nhiều nhân công thuê ngoài có thể lập danh sách ủy quyền cho Tổ trưởng tổ nhân công thay thay mặt cho Tổ ký HĐLĐ (Trong danh sách ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền).

- Trong Bảng lương, nhận các khoản tăng ca, làm thêm giờ (Chữ ký của từng người lao động Giống nhau).

- Hồ sơ trên phải bao gồm 1 CMND phô tô của người lao động (Có công chứng càng chặt chẽ).

C. Chi chi phí sản xuất chung:

I. Hạch toán :

1. Ghi nhân chi phí: chi tiết theo hạng mục công trình, công trình (nếu có); ghi nhận chung rồi phân bổ.

Nợ TK 627, 1331

Có TK 111, 112, 331, 242,…

2. Kết chuyển 154

            Nợ Tk 154/Có tk 627 (chi tiết theo hạng mục công trình)

3. Phân bổ sang 154: chi phí không xác định chi tiết hạng mục công trình, phân bổ theo phát sinh của chi phí nguyên vật liệu

Nợ Tk 154 / Có Tk 627

 

Giá trị Phân bổ chi tiết hạng mục công trình = (Ps Tk621 chi tiết hạng mục công trình/Tổng TK 621 trong kỳ) * Tổng TK 627 trong kỳ.

II. Lưu ý

- Chi phí sản xuất chung trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán (Có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt). Vì thực tế không thể khớp 100%; Nhưng đừng để chênh lệch nhiều quá là được (Nếu chênh lệch quá cao, cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này).

+ Nếu chi phí sản xuất chung đưa vào giảm Chi phí => Giảm giá thành => Giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế.

+ Nếu chi phí sản xuất chung vào cao hơn dự toán => Làm theo đúng chuẩn mực kế toán (giống phần nguyên vật liệu)

- Các chứng từ:

+ Hóa đơn đầu vào + Phiếu chi tiền, Phiếu hoạch toán, Ủy nhiệm chi

+ Bảng phân bổ CCDC, TSCĐ.

D. Nếu hạng mục công trình, công trình chưa kết thúc kéo dài nhiều tháng, năm thì cứ treo trên TK 154 cho đến khi hoàn thành: Khi nghiệm thu hoàn thành + Xác nhận khối lượng + Quyết toán khối lượng => Dựa vào khối lượng thực tế đã thi công và thanh thoán => Xuất hóa đơn theo giá trị thực tế này.

- Ghi nhận Doanh thu:

Nợ TK 111, 112, 131/Có TK 511, 33311 (chi tiết theo hạng mục công trình)

- Ghi nhận Giá vốn :

Nợ TK 632/Có TK 154 (chi tiết theo hạng mục công trình)

E. Sau khi kết thúc mỗi hạng mục công trình, công trình => Tập hợp tất cả tài liệu:

- Hợp đồng;

- Thanh lý;

- Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành;

- Biên bản nghiệm thu;

- Công văn;

- Hồ sơ thanh toán;

- Hồ sơ hoàn công;

- Bản vẽ hoàn công;

- Báo cáo kinh tế kỹ thuật;

- Thương thảo hợp đồng,…

Dán nhãn mác ghi chú tên hạng mục công trình, công trình mã TK 154.

* Các vấn đề lưu ý: Các căn cứ để xuất vật tư, nhân công, chi phí sản xuất chung phải bám sát dự toán để tránh đưa vào vượt khung => bị xuất toán sau này.

=> Dự toán ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư => Do các kỹ sư xây dựng ở phòng kinh tế kỹ thuật quản lý => Xin bản mềm hoặc Quyển dự toán => Trong quyển dự toán có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, chi phí máy thi công,… => Tất cả thể hiện đầy đủ trên: BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ và BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ, MÁY MÓC THI CÔNG.

F. Xuất hóa đơn đối với xây lắp, lắp đặt

Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

- Ngày lập hóa đơn đối với xây lắp, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao hạng mục công trình, công trình => Khối lượng xây lắp, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

=> Như vậy: Các khoản tạm ứng không được xuất hóa đơn mà chỉ theo dõi công nợ TK 131.

+ Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó (Gọi là phân đoạn, nghiệm thu giai đoạn) => Gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu, thanh toán xuất hóa đơn ngay.

Giai đoạn 1: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1 + Biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1 + Bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1 => Xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 1.

Giai đoạn 2: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 2 + Biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 2 + Bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 2 => Xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 2,... cho đến khi kết thúc công trình.

=> Kết thúc công trình = Các giai đoạn cộng lại ‘‘Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + Bảng quyết toán khối lượng công trình => Xuất hóa đơn GTGT phần còn lại + Thanh lý hợp đồng’’.

*Kết luận: Nếu đã nghiệm thu hạng mục công trình, công trình thì là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, nếu không xuất thì sẽ bị phạt.