Phần 1: Sổ Sách Kế Toán

Sổ Nhật Ký Chung:

– Bìa xanh Sổ sách kế toán

– Bìa trắng NKC: In NKC từ tháng 01 đến tháng 12 
– Bìa trắng Sổ Cái:

+ In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09

+ Cân đối phát sinh

+ Kết quả hoạt động kinh doanh

– Bìa trắng Sổ Quỹ: tiền mặt và tiền gửi

+ Sổ quỹ tiền mặt

+ Sổ tiền gửi ngân hàng
– Bìa trắng Bảng Tổng Hợp Công Nợ và Sổ Chi Tiết Công Nợ

+ Bảng tổng hợp Công nợ phải thu, phải trả

+ Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng khách hàng

Phần 2: Chứng từ thu chi và khai báo thuế
– Bìa xanh

* Hồ sơ gồm:

– Báo cáo thuế tháng/ quý

+ Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào

+ Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Thông báo phát hành hóa đơn

– Hóa Đơn Đầu Ra: liên xanh

– Hóa Đơn Đầu Vào

– Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ

+ Phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + Phiếu Xuất Kho

+ Phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + phiếu nhập kho

Phần 3: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH:

– Bìa xanh
– In Bảng Kê Nhập Xuất Tồn từ tháng 01 đến tháng 12 năm tài chính + sổ chi tiết NVL, HH
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn. 
– Tài khoản in là: 152,153,155,156
Phần 4: Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bìa xanh
– In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản in là: 214, 242
Phần 5: Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
– Bìa xanh
– In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12 
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
– Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi
Phần 6: Báo cáo tài chính
* Báo cáo tài chính 

– Bảng cân đối kế toán

– Bảng cân đối tài khoản phát sinh

– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

– Lưu chuyển tiền tệ

– Thuyết minh báo cáo tài chính
* Tờ khai quyết toán thuế TNDN

– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

– Phụ lục chuyển lỗ ( nếu có)

– Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có)

* Tờ khai quyết toán thuế TNCN

– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
Chú ý: in báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế >= 02 bản để sau này 1 bản gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp

Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê

Phần 7: Hợp đồng 
– Bìa xanh: Hợp đồng Ra + Vào + Lao Động
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương
Phần 8: Hồ Sơ Lao Động
– Bìa xanh: Lao Động
– In Quyết toán thuế TNCN năm đã nộp
– In toàn bộ hợp đồng lao động ra giấy, kẹp cùng chứng minh nhân dân phô tô
– In toàn bộ Bảng Lương, Chấm công 12 tháng liên tục
Phần 9: Báo cáo thuế bằng excel và công tác chuẩn bị hậu giải trình thanh tra thuế sau này
– Xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý để phục vụ công tác giải trình thuế sau này
– Gộp báo cáo thuế Bảng kê bán ra trong năm làm 1 sheet + mua vào trong năm làm 1 sheet
– Lọc những hóa đơn >= 20.000.000 hoặc cùng ngày >= 20.000.000 để theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng

– Mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những hóa đơn mua vào 331 phô tô >= 20.000.000 trong 1 năm tài chính kẹp cùng UNC và hợp đồng kinh tế đã ký kết
– Đến ngày 31/12 kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng UNC Thì phải lập hợp đồng trả chậm, nếu đã có hợp đồng thì phải lập phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian