1. Khai báo số dư ban đầu:

1.1. Khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản thường

            Phân hệ Tổng hợp \ Vào số dư tài khoản

1.2. Khai báo Số dư ban đầu cho các tài khoản lưỡng tính (chi tiết theo đối tượng)

            Phân hệ Bán hàng (hoặc Mua hàng) \ Vào số dư ban đầu của các khách hàng

1.3. Khai báo Số dư ban đầu cho các Vật tư, hàng hóa

            Phân hệ Tồn kho \ Vào số dư tồn kho ban đầu

2. Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

- KC lãi của năm trước ( nếu có):

Nợ TK 4212

Có Tk 4211

            Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

- Thuế môn bài phải nộp:

+ Xác nhận giá trị thuế phải nộp

Nợ Tk 642

Có Tk 3338;

            Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

+ Chi Nộp thuế môn bài

Nợ Tk 3338

Có Tk 111, 112

            Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Giấy báo nợ của ngân hàng) - Nộp tiền vào TK:

Nợ TK 112

Có Tk 111

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo có (thu) của ngân hàng

- Rút tiền bằng séc hoặc phiếu lĩnh:

Nợ Tk 111

Có Tk 112( CT đối tượng)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

- Phí chuyển tiền :

Nợ Tk 642

Có Tk 112 ( CT đối tượng);

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

- Lãi TG:

Nợ Tk 112

Có Tk 515( CT đối tượng)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo có (thu) của ngân hàng

- Lỗ TG:

Nợ Tk 635

Có Tk112 (CT đối tượng)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

- Mua hàng:

Nợ Tk 156

Nợ Tk 1331

Có 331, 112, 111 ( CT đối tượng nếu có)

            Phân hệ Mua hàng \ Phiếu nhập mua

- Trả tiền người bán

+ Bằng tiền mặt:

Nợ Tk 331 ( CT đối tượng mua hàng <20 triệu)

Có Tk 111 ( CT đối tượng mua hàng <20 triệu)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt

            + Chuyển khoản:

Nợ tk 331 ( CT đối tượng mua hàng >= 20 triệu)

                                    Có tk 112 ( CT đối tượng mua hàng >= 20 triệu)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ của ngân hàng

- Bán hàng:

            + Ghi nhận doanh thu:

            Nợ Tk 131 (CT đối tượng)

Có Tk 511

Có Tk 33311

            + Ghi nhận giá vốn:

Nợ Tk 632

Có Tk 156

            Phân hệ Bán hàng \ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

- Giảm doanh thu (chiết khấu, giảm giá hàng bán):

Nợ Tk 521

Nợ 33311

Có 131, 111, 112

Phân hệ Bán hàng \ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

- Hàng bán bị trả lại:

+ Giảm doanh thu:

Nợ Tk 521

Nợ 33311

Có 131, 111, 112

+ Giảm giá vốn

            Nợ Tk 156

Có Tk 632

Phân hệ Bán hàng \ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Hàng gửi đi bán:

Nợ Tk 157

Có Tk 156

            Phân hệ Tồn kho \ Phiếu xuất điều chuyển

- Khi bán đc hàng gửi đi bán ghi nhận giá vốn:

Nợ Tk 632

Có Tk 157

Phân hệ Bán hàng \ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

- Thu tiền người mua hàng

+ Bằng tiền mặt:

Nợ Tk 111 ( CT đối tượng <20 triệu)

Có Tk 131 ( CT đối tượng <20 triệu)

            Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu thu tiền mặt

            + Chuyển khoản:

Nợ tk 112 ( CT đối tượng >= 20 triệu)

                                    Có tk 131 ( CT đối tượng >= 20 triệu)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo có (thu) của ngân hàng

- Mua TSCĐ, CCDC:

Nợ Tk 211

Nợ Tk 242 (CCDC không theo dõi tồn kho)

Nợ Tk 153 (CCDC theo dõi tồn kho)

Nợ Tk 133

Có Tk 111, 112, 331 (CT đối tương)

            Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán (TSCĐ, CCDC không theo dõi kho)

            Phân hệ Mua hàng \ Phiếu nhập mua (CCDC nhập kho)

- Xuất dùng CCDC cần phần bổ ( Giá trị lớn và dùng trong nhiều kỳ):

Nợ Tk 242

Có Tk 153

Phân hệ Tồn kho \ Phiếu xuất kho

- Các khoản CP điện thoại, nước, công tác phí, tiếp khách… liên quan đến VP:

Nợ Tk 642

Nợ Tk 133

Có Tk 111, 112, 331 (Ct đối tượng)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

Phân hệ Mua hàng \ Hóa đơn dịch vụ (Có tk 331)

- Các khoản CP điện thoại, nước, công tác phí, tiếp khách… liên quan đến bộ phận
bán hàng:

Nợ Tk 641

Nợ Tk 133

Có Tk 111, 112, 331 (Ct đối tượng)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

Phân hệ Mua hàng \ Hóa đơn dịch vụ (Có tk 331)

- Chi phí lãi tiền vay:

Nợ Tk 635

Có Tk 335

            Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

- Chi nộp lãi :

Nợ Tk 335

Có Tk 111, 112

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

- Chi phí KHTSCĐ, phân bổ CCDC:

Nợ Tk 641 (bán hàng)

Nợ Tk 642 (văn phòng)

Có Tk 214 (TSCD)

Có Tk 242 (CCDC)

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

- Chi phí Lương, BHXH cho các bộ phận:

            + Xác định lương:

Nợ Tk 641 (bán hàng)

Nợ Tk 642 (văn phòng)

Có 334

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

+ Trích BH theo lương của người LĐ:

Nợ Tk 334

Có Tk 3382, 3383, 3384, 3385

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán  

+ Trích nộp BH của DN:

Nợ Tk 641, 642

Có Tk 3382, 3383, 3384, 3385

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

+ Chi nộp BH:

Nợ Tk 33382, 3383, 3384, 3385

Có Tk 111, 112

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

+ Chi lương cho người lao động:

Nợ Tk 334

Có tk 111,112

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

- Hạch toán thuế TNDN

+ Xác định thuế TNDN phải nộp trong kỳ ( Nếu lãi):

Nợ Tk 821

Có Tk 3334

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

            + Nộp thuế

                        Nợ tk 3334

                                    Có tk 111,112

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Phiếu chi tiền mặt (Có tk 111)

Phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay \ Giấy báo nợ (chi) ngân hàng (Có tk 112)

3. Cuối kỳ:

- Kết chuyển thuế GTGT :

Nợ Tk 33311

Có Tk 1331 = giá trị phát sinh nhỏ

Phân hệ Tổng hợp \ Phiếu kế toán

3.1. Tính giá vốn cho các phiếu xuất kho

            - Tính giá trung bình tháng (cho vật tư có phương pháp tính giá trung bình tháng)

Phân hệ Tồn kho \ Tính giá trung bình tháng

            - Tính giá nhập trước xuất trước (cho vật tư có phương pháp tính giá nhập trước xuất trước)

Phân hệ Tồn kho \ Tính giá nhập trước xuất trước

3.2. Kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh

- Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Phân hệ Tổng hợp \ Khai báo bút toán kết chuyển cuối kỳ

- Tạo bút toán kết chuyển cuối kỳ: phần mềm tự động tổng hợp ghi nhận bút toán hạch toán

Phân hệ Tổng hợp \ Bút toán kết chuyển cuối kỳ

- KC các khoản giảm trừ doanh thu:

Nợ Tk 521

Có tk 511 = giá trị phát sinh của phần giảm trừ DT

- KC các khoản doanh thu:

Nợ Tk 511

Có Tk 911 = giá trị phát sinh của TK 511 - phầngiảm trừ DT

- KC các khoản doanh thu hoạt động tài chính

Nợ Tk 515

Có Tk 911 = giá trị phát sinh của TK 515

- KC các khoản doanh thu khác:

Nợ Tk 711

Có 911 = giá trị phát sinh của TK 711

- KC các khoản CP giá vốn hàng bán:

Nợ Tk 911

Có Tk 632 = giá trị phát sinh của TK 632

- KC các khoản CP lãi tiền vay:

Nợ Tk 911

Có Tk 635 = giá trị phát sinh của TK 635

- KC các khoản CP bán hàng :

Nợ Tk 911

Có 641 = giá trị phát sinh của TK 641

- KC các khoản CP QLDN :

Nợ Tk 911

Có 642 = giá trị phát sinh của TK 642

- KC các khoản CP khác :

Nợ Tk 911

Có Tk 811 = giá trị phát sinh của TK 811

- KC các khoản CP thuế TNDN :

Nợ Tk 911

Có 821 = giá trị phát sinh của TK 821

- Tập hợp XĐKQKD:

+ Nếu lãi sau khi trừ thuế TNDN:

Nợ tk 911

Có 4212

+ Nếu lỗ thì không có thuế TNDN

Nợ tk 4212

Có tk 911